บทที่ 3 ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

สรุปบทที่ 3

                ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจหรือที่เรียกว่า TPS หมายถึงระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขั้นโดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์  โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ เพื่อให้ทำงานเกี่ยวกับการดำเนินงานภายในองค์การมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยที่  TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต

                ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการหรือที่เรียกว่า MRS หมายถึงระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ  และจัดทำรายงาน  หรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกที่ทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร โดยทั่วไปแล้วการทำงานของ MRS  จะถูกใช้สำหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ ขณะที่ TPS  จะรวบรวมและแสดงกิจกรรมในการดำเนินงานเท่านั้น

                ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ  หรือที่เรียนกว่า DSS หมายถึงระบบที่จัดหาหรือจัดเตรียมสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ประการสำคัญ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร แต่จะจัดหาและประมวลสารสนเทศหรือสิ่งต่าง ๆ ที่คิดว่าจำเป็นในการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร ปัจจุบัน DSS เป็นเรื่องที่ได้รับความสนใจจากบุคคลหลายฝ่าย  ซึ่งเราจะนำเสนอรายละเอียดในบทต่อไป

                ระบบสารสนเทศสำนักงานหรือที่เรียกว่า OIS  หมายถึงระบบที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นให้ช่วยการทำงานในสำนักงาน โดยที่ OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและใช้เทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานเพื่อเพิ่มผลผลิต และประสิทธิภาพการปฏิบัติงานในสำนักงาน โดยเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ OIS  มีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์การเดียวกัน และระหว่างองค์การ รวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ

แบบฝึกหัด

1. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้

1.1  อธิบายความหมายของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (TPS)

ตอบ  ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ หรือที่เรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายองค์การมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยที่TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ นอกจากนี้ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต 1.2  หน้าที่หลักของ TPS มีอะไรบ้าง ตอบ  หน้าที่หลักของTPS คือ การทำบัญชี(Bookeeping) ทำหน้าที่ในการเก็บบันทึกการปฏิบัติงาน หรือเหตุการณ์ทางการบัญชีที่เกิดขึ้น ในแต่ละวันขององค์กร การออกเอกสาร (Document Issurance) ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวันขององค์กร เช่น ใบรับส่งสินค้า ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น การทำรายงานควบคุม (Control Reporting) ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่าง ๆ ที่มีผลมาจากการดำเนินงานขององค์กร เพื่อตรวจสอบและควบคุมการดำเนินงาน   1.3  อธิบายส่วนประกอบของวงจรการทำงานของ TPS ว่าแตกต่างจากระบบจัดออกรายงาน     สำหรับการจัด MRS อย่างไร ตอบ  ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ (TPS) ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ หรือที่เรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายองค์การมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ นอกจากนี้ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต                         ระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการหรือ MRS เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวมและประมวลผลข้อมูล สำหรับจัดทำเป็นรายงานเสนอต่อผู้จัดการ เพื่อช่วยให้เขาสามารถตัดสินใจในปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ        MRS จะรวบรวมและประมวลผลข้อมูลแล้วจัดผลลัพธ์ในรูปรายงานเสนอต่อผู้จัดการ โดยจัดทำรายงานสรุปผลการดำเนินงานในแต่ละช่วงเวลา หรือจัดทำรายงานตามความต้องการของผู้ใช้ ปัจจุบัน MRS จะเป็นประโยชน์มากสำหรับผู้บริหารในการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมให้การดำเนินงานของหน่วยงานเป็นไปตามที่ผู้จัดการกำหนด โดยปกติ MRS สมควรต้องมีคุณสมบัติสำคัญ ดังต่อไปนี้         1. สามารถที่จะสนับสนุนการตัดสินใจทั้งที่เป็นแบบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้างอย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากปัญหาของผู้บริหารจะมีความหลากหลายและไม่มีรูปแบบที่แน่นอน ตลอดจนอาจขาดโครงสร้างที่ชัดเจน จึงต้องการสารสนเทศเฉพาะสำหรับแต่ละงาน ดังนั้น MRS จึงต้องมีความยืดหยุ่นในการจัดการสารสนเทศให้เหมาะสมกับความต้องการของงานและผู้ใช้         2. ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กำหนด และนำเสนอให้ผู้จัดการหรือผู้ใช้ เพื่อทำการตรวจสอบ และเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง         3. ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือถูกกำหนดไว้ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถนำไปใช้งานตามความต้องการ ตลอดจนมีความคงที่ในการจัดเก็บและใช้งาน         4. สารสนเทศที่บรรจุอยู่ในรายงานหรือเอกสารมักจะเป็นสารสนเทศทีเกิดขึ้นในอดีตมากกว่าที่จะสัมพันธ์กับอนาคต โดย MRS จะรวบรวมและประมวลผลข้อมูลที่เกิดขึ้นแล้วเสนอต่อผู้จัดการ เพื่อทำการศึกษา วิเคราะห์ และตัดสินใจ         5. บ่อยครั้งที่รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปของกระดาษ ซึ่งสรุปข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรู้ โดยเฉพาะผู้จัดการที่ยังไม่มีความคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงาน เช่น ระบบสำนักงานที่ไม่ใช้กระดาษ (Paperless Office) เป็นต้น นอกจากนี้ MRS ยังต้องจัดทำรายงาน เพื่อใช้อ้างอิงประกอบการบริหารงานในอนาคต         เราจะเห็นได้ว่าระบบย่อยของ MIS ทั้ง TPS และ MRS ต่างก็มีการอออรายงานและเอกสาร ซึ่งดูเหมือนว่าระบบสารสนเทศทั้งสองระบบจะทำหน้าที่ซ้ำซ้อนกัน แต่เมื่อพิจารณาอย่างละเอียดเราจะพบว่า เอกสารและรายงานที่ออกโดย TPS และ MRS จะมีข้อแตกต่างกัน คือ MRS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์สำหรับสนับสนุนการบริหารและการจัดการของผู้บริหาร ขณะที่ TPS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์ เพื่อแสดงและควบคุมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในแต่ละวันต่อองค์การ 2. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้   2.1 อธิบายความหมายของระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการ (MRS)                  ตอบ ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ  (Management  Reporting  System) หรือที่เรียกว่า  MRS หมายถึง  ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น  เพื่อรวบรวม  ประมวลผล  จัดระบบ  และจัดทำรายงานหรือเอกสาร  สำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร  โดยที่ MRS  จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร  และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด  หรือตามความต้องการของผู้บริหาร  เนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ  โดยทั่วไปแล้วการทำงานของระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการจะถูกใช้สำหรับการวางแผน  การตรวจสอบ  และการควบคุมการจัดการ 2.2 รายงานที่ออกระบบ MRS มีกี่ประเภท และอะไรบ้าง ? จงอธิบายอย่างละเอียด                    ตอบ  รายงานที่ออกระบบ MRS มี  4  ประเภท

1. รายงานที่ออกตามตาราง(Schedule Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน เช่น ประจำวัน ประจำสัปดาห์ หรือประจำเดือน เป็นต้น  โดยรายงานตามตารางเวลาจะสรุปผลการดำเนินงานในแต่ละช่วงเวลาที่ผ่านมา  ปกติการจัดทำรายงานตามรอบระยะเวลา  มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้จัดการในการวางแผน  การตรวจสอบ  และการควบคุมงานให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการ

2.  รายการที่ออกในกรณีพิเศษ (Exception Report) เป็นราบงานที่จัดทำขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น โดยการนำเสนอรายงานพิเศษมีวัตถุประสงค์ต้องการให้ผู้บริหารรับทราบ ใจละทำการตัดสินใจแก้ไขและควบคุมผลประโยชน์ขององค์การ เช่น รายชื่อลูกค้าที่ค้างชำระ เป็นต้น

3. รายการที่ออกตามความต้องการ (Demand Report) เป็นรายการที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร ซึ่งรายงานตามความต้องการจะแสดงข้อมูลเฉพาะเรื่องที่ผู้บริหารต้องการทราบ เพื่อให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในปัญหาและสามารถตัดสินใจอย่างเหมาะสม

4. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report) เป็นรายงานที่ใช้ข้อสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารการพยากรณ์จะอาศัยเทคนิคการวิเคราะห์ทางสถิติและคณิตศาสตร์  หรือที่เรียกว่า  การวิจัยขั้นดำเนินงาน  (Operations  Research) มาทำการประมวลผลข้อมูลในอดีต  เพื่อให้ผู้บริหารสามารถมีแนวทางในการเลือกตัดสินใจว่า  ถ้าสถานการณ์เป็นอย่างนี้  อะไรจะเกิดขึ้นต่อไป และสมควรดำเนินการอย่างไร

2.3 สิ่งที่ควรมีในรายงานที่ออกโดยระบบ MRS มีอะไรบ้าง ?

ตอบ       1. ตรงประเด็น (Relevance)

2. ความถูกต้อง (Accuracy)

3. ถูกเวลา (Timelinrss)

                            4.สามารถพิสูจน์ได้ (Verifiability)

2.4 คุณสมบัติที่ดีของระบบ MRS มีอะไรบ้าง ? จงอธิบายอย่างละเอียด

ตอบ  1.  สามารถที่จะสนับสนุนการตัดสินใจทั้งที่เป็นแบบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้างอย่างมีประสิทธิภาพ  เนื่องจากปัญหาของผู้บริหารจะมีความหมายหลากหลายและไม่มีรูปแบบที่แน่นอน  ตลอดจนอาจขาดโครงสร้างที่ชัดเจน  จึงต้องการสารสนเทศเฉพาะสำหรับแต่ละงาน  ดังนั้น  MRS  จึงต้องมีความยืดหยุ่นในการจัดการสารสนเทศให้เหมาะสมกับความต้องการของงานและผู้ใช้

2.  ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กำหนด  และนำเสนอให้ผู้จัดการหรือผู้ใช้เพื่อทำการตรวจสอบ แก้ไข  และเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง

3.  ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือถูกกำหนดไว้  เพื่อให้ผู้ใช้สามารถนำไปใช้งานตามความต้องการ ตลอดจนมีความคงที่ในการจัดเก็บและใช้งาน

4.  สารสนเทศที่บรรจุอยู่ในรายงานหรือเอกสาร  มักจะเป็นสารสนเทศที่เกิดขึ้นในอดีตมากกว่าที่จะสัมพันธ์กับอนาคต  โดย  MRS  จะรวบรวมและประมวลผลข้อมูลที่เกิดขึ้น  และเสนอต่อผู้จัดการเพื่อทำการศึกษา  วิเคราะห์  และตัดสินใจ

5.  บ่อยครั้งที่รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปของกระดาษ  ซึ่งจะสรุปข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรู้  โดยเฉพาะผู้จัดการที่ยังไม่มีความคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงาน  เช่น  ระบบสำนักงานที่ไม่ใช่กระดาษ  (Paperless  Office)  เป็นต้น  นอกจากนี้  MRS  ยังต้องจัดทำรายงานเพื่อใช้อ้างอิงประกอบการบริหารงานในอนาคต

3. จงอธิบายความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS)

ตอบ  DSS เป็นซอฟแวร์ที่ช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการ การรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล และการสร้างตัวแบบที่ซับซ้อน ภายใต้ซอฟต์แวร์เดียวกัน นอกจากนั้น DSSยังเป็นการประสานการทำงานระหว่างบุคลากรกับเทคโนโลยีทางด้านซอฟต์แวร์ โดยเป็นการกระทำโต้ตอบกัน เพื่อแก้ปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง และอยู่ภายใต้การควบคุมของผู้ใช้ตั้งแต่เริ่มต้นถึงสิ้นสุดขั้นตอนหรืออาจกล่าวได้ว่า DSS เป็นระบบที่โต้ตอบกันโดยใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อหาคำตอบที่ง่าย สะดวก รวดเร็วจากปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างที่แน่นอน ดังนั้นระบบการสนับสนุนการตัดสินใจ จึงประกอบด้วยชุดเครื่องมือ ข้อมูล ตัวแบบ (Model) และทรัพยากรอื่นๆ ที่ผู้ใช้หรือนักวิเคราะห์นำมาใช้ในการประเมินผลและแก้ไขปัญหา ดังนั้นหลักการของDSS จึงเป็นการให้เครื่องมือที่จำเป็นแก่ผู้บริหาร ในการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีรูปแบบที่ซับซ้อน แต่มีวิธีการปฏิบัติที่ยืดหยุ่น DSS จึงถูกออกแบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่เพียงแต่การตอบสนองในเรื่องความต้องการของข้อมูลเท่านั้น

4. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้

              4.1 อธิบายความหมายของระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS)

ตอบ  ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office  Information System)  หรือที่เรียกว่า  OIS  หมายถึง  ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น  เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ  โดย OIS  จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานร่วมกัน  เพื่อให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผลสูงสุด  หรือสามารถกล่าวได้อีกนัยหนึ่งคือ  ระบบสารสนเทศสำนักงานมีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสาร ระหว่างพนักงานภายในองค์การเดียวกันแบะระหว่างองค์การ  รวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ

4.2  อธิบายหน้าที่ของระบบจัดการเอกสารในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

ตอบ  ระบบการจัดเอกสาร(Document Management System) ถูกพัฒนาขึ้นให้มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ ภายในองค์กร โดยระบบจัดเอกสารจะประกอบด้วยเครื่องมือสำคัญต่อไปนี้

-          การประมวลคำ (Word Processing)

-          การผลิตเอกสารหลายชุด (Repropaphics)

-          การออกแบบเอกสาร (Desktop  Publishing)

-          การประมวลรูปภาพ (Image Processing)

-          การเก็บรักษา (Archival  Storage)

4.3 อธิบายหน้าที่ของระบบควบคุมข่าวสารในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

      ตอบ  ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร (Message-Handling System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารในสำนักงาน โดยการจัดการข้อมูลให้เป็นระบบ ซึ่งประกอบด้วยรูปแบบในการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญต่อไปนี้

-          โทรสาร (Facsimile)

-          ไปรษณีย์เล็กทรอนิกส์ (Electronics Mail)

-          ไปรษณีย์เสียง (Voice  Mail)

4.4 อธิบายหน้าที่ของระบบการประชุมทางไกลในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

ตอบ   ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing) เป็นระบบเชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คนซึ่งอยู่กันคนละที่ ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปอยู่ในสถานที่เดียวกัน  ระบบประชุมทางไกลแบ่งออกเป็น 5 ประเภท ดังนี้

-   การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง (Video  Teleconferencing)

-   การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง ( Audio Teleconferencing)

-   การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์ ( Computer Conferencing)

-    โทรทัศน์ภายใน ( In-House Television)

-    การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล (Teleconferencing)

4.5 อธิบายหน้าที่ของระบบสนับสนุนการทำงานสำนักงานในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

ตอบ  ระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน (Office Support System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้ เกิดประโยชน์ในการทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่ ซึ่งจะประหยัดค่าใช้จ่ายในการลงทุน และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นระบบดัง ต่อไปนี้

-          ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม ( Group Ware)

-          ระบบจัดระเบียบงาน (Desktop  Organizers)

-          คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ ( Computer Aided Design : CAD)

-          การนำเสนอประกอบภาพ  (Presentation Graphics)

-          กระดานข่าวสารในสำนักงาน (In-House Electronic Bulletin Board)