สรุปบทที่ 3
ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจหรือที่เรียกว่า TPS หมายถึงระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขั้นโดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ
เพื่อให้ทำงานเกี่ยวกับการดำเนินงานภายในองค์การมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยที่ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต
ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการหรือที่เรียกว่า MRS หมายถึงระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงาน หรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร
เนื่องจากรายงานที่ถูกที่ทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ
โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร
และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร
โดยทั่วไปแล้วการทำงานของ MRS จะถูกใช้สำหรับการวางแผน
การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ ขณะที่ TPS จะรวบรวมและแสดงกิจกรรมในการดำเนินงานเท่านั้น
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ หรือที่เรียนกว่า DSS หมายถึงระบบที่จัดหาหรือจัดเตรียมสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร
เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น
ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง
ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ประการสำคัญ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร
แต่จะจัดหาและประมวลสารสนเทศหรือสิ่งต่าง ๆ
ที่คิดว่าจำเป็นในการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร ปัจจุบัน DSS เป็นเรื่องที่ได้รับความสนใจจากบุคคลหลายฝ่าย ซึ่งเราจะนำเสนอรายละเอียดในบทต่อไป
ระบบสารสนเทศสำนักงานหรือที่เรียกว่า OIS หมายถึงระบบที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นให้ช่วยการทำงานในสำนักงาน โดยที่ OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและใช้เทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานเพื่อเพิ่มผลผลิต
และประสิทธิภาพการปฏิบัติงานในสำนักงาน โดยเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ OIS มีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์การเดียวกัน
และระหว่างองค์การ รวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ
แบบฝึกหัด
1. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้
1.1 อธิบายความหมายของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ
(TPS)
ตอบ ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ
หรือที่เรียกว่า TPS หมายถึง
ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์
โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ
เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายองค์การมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
โดยที่TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ
นอกจากนี้ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต
1.2 หน้าที่หลักของ TPS มีอะไรบ้าง
ตอบ หน้าที่หลักของTPS คือ
การทำบัญชี(Bookeeping) ทำหน้าที่ในการเก็บบันทึกการปฏิบัติงาน
หรือเหตุการณ์ทางการบัญชีที่เกิดขึ้น ในแต่ละวันขององค์กร
การออกเอกสาร (Document
Issurance) ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่าง ๆ
ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวันขององค์กร เช่น ใบรับส่งสินค้า
ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น
การทำรายงานควบคุม (Control Reporting) ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่าง
ๆ ที่มีผลมาจากการดำเนินงานขององค์กร เพื่อตรวจสอบและควบคุมการดำเนินงาน
1.3 อธิบายส่วนประกอบของวงจรการทำงานของ TPS ว่าแตกต่างจากระบบจัดออกรายงาน สำหรับการจัด MRS อย่างไร
ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ หรือที่เรียกว่า TPS หมายถึง
ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์
โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ
เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายองค์การมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ
นอกจากนี้ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต
ระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการหรือ MRS เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น
เพื่อรวบรวมและประมวลผลข้อมูล สำหรับจัดทำเป็นรายงานเสนอต่อผู้จัดการ
เพื่อช่วยให้เขาสามารถตัดสินใจในปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ
MRS จะรวบรวมและประมวลผลข้อมูลแล้วจัดผลลัพธ์ในรูปรายงานเสนอต่อผู้จัดการ
โดยจัดทำรายงานสรุปผลการดำเนินงานในแต่ละช่วงเวลา
หรือจัดทำรายงานตามความต้องการของผู้ใช้ ปัจจุบัน MRS จะเป็นประโยชน์มากสำหรับผู้บริหารในการวางแผน การตรวจสอบ
และการควบคุมให้การดำเนินงานของหน่วยงานเป็นไปตามที่ผู้จัดการกำหนด โดยปกติ MRS สมควรต้องมีคุณสมบัติสำคัญ ดังต่อไปนี้
1. สามารถที่จะสนับสนุนการตัดสินใจทั้งที่เป็นแบบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้างอย่างมีประสิทธิภาพ
เนื่องจากปัญหาของผู้บริหารจะมีความหลากหลายและไม่มีรูปแบบที่แน่นอน
ตลอดจนอาจขาดโครงสร้างที่ชัดเจน จึงต้องการสารสนเทศเฉพาะสำหรับแต่ละงาน ดังนั้น MRS จึงต้องมีความยืดหยุ่นในการจัดการสารสนเทศให้เหมาะสมกับความต้องการของงานและผู้ใช้
2. ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กำหนด และนำเสนอให้ผู้จัดการหรือผู้ใช้
เพื่อทำการตรวจสอบ และเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง
3. ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือถูกกำหนดไว้
เพื่อให้ผู้ใช้สามารถนำไปใช้งานตามความต้องการ ตลอดจนมีความคงที่ในการจัดเก็บและใช้งาน
4. สารสนเทศที่บรรจุอยู่ในรายงานหรือเอกสารมักจะเป็นสารสนเทศทีเกิดขึ้นในอดีตมากกว่าที่จะสัมพันธ์กับอนาคต
โดย MRS จะรวบรวมและประมวลผลข้อมูลที่เกิดขึ้นแล้วเสนอต่อผู้จัดการ
เพื่อทำการศึกษา วิเคราะห์ และตัดสินใจ
5. บ่อยครั้งที่รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปของกระดาษ
ซึ่งสรุปข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรู้
โดยเฉพาะผู้จัดการที่ยังไม่มีความคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงาน
เช่น ระบบสำนักงานที่ไม่ใช้กระดาษ (Paperless Office) เป็นต้น นอกจากนี้ MRS ยังต้องจัดทำรายงาน
เพื่อใช้อ้างอิงประกอบการบริหารงานในอนาคต
เราจะเห็นได้ว่าระบบย่อยของ MIS ทั้ง TPS และ MRS ต่างก็มีการอออรายงานและเอกสาร
ซึ่งดูเหมือนว่าระบบสารสนเทศทั้งสองระบบจะทำหน้าที่ซ้ำซ้อนกัน
แต่เมื่อพิจารณาอย่างละเอียดเราจะพบว่า เอกสารและรายงานที่ออกโดย TPS และ MRS จะมีข้อแตกต่างกัน คือ MRS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์สำหรับสนับสนุนการบริหารและการจัดการของผู้บริหาร
ขณะที่ TPS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์
เพื่อแสดงและควบคุมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในแต่ละวันต่อองค์การ
2. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้
2.1 อธิบายความหมายของระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการ
(MRS)
ตอบ ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ (Management
Reporting System) หรือที่เรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสาร สำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยทั่วไปแล้วการทำงานของระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการจะถูกใช้สำหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ
2.2 รายงานที่ออกระบบ MRS มีกี่ประเภท และอะไรบ้าง ? จงอธิบายอย่างละเอียด
ตอบ รายงานที่ออกระบบ MRS มี 4 ประเภท
|
1. รายงานที่ออกตามตาราง(Schedule
Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน เช่น
ประจำวัน ประจำสัปดาห์ หรือประจำเดือน เป็นต้น โดยรายงานตามตารางเวลาจะสรุปผลการดำเนินงานในแต่ละช่วงเวลาที่ผ่านมา ปกติการจัดทำรายงานตามรอบระยะเวลา มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้จัดการในการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมงานให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการ
2. รายการที่ออกในกรณีพิเศษ (Exception Report)
เป็นราบงานที่จัดทำขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น
โดยการนำเสนอรายงานพิเศษมีวัตถุประสงค์ต้องการให้ผู้บริหารรับทราบ
ใจละทำการตัดสินใจแก้ไขและควบคุมผลประโยชน์ขององค์การ เช่น
รายชื่อลูกค้าที่ค้างชำระ เป็นต้น
3. รายการที่ออกตามความต้องการ (Demand Report)
เป็นรายการที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร
ซึ่งรายงานตามความต้องการจะแสดงข้อมูลเฉพาะเรื่องที่ผู้บริหารต้องการทราบ
เพื่อให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในปัญหาและสามารถตัดสินใจอย่างเหมาะสม
4. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report)
เป็นรายงานที่ใช้ข้อสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารการพยากรณ์จะอาศัยเทคนิคการวิเคราะห์ทางสถิติและคณิตศาสตร์ หรือที่เรียกว่า การวิจัยขั้นดำเนินงาน (Operations Research) มาทำการประมวลผลข้อมูลในอดีต เพื่อให้ผู้บริหารสามารถมีแนวทางในการเลือกตัดสินใจว่า ถ้าสถานการณ์เป็นอย่างนี้ อะไรจะเกิดขึ้นต่อไป
และสมควรดำเนินการอย่างไร
2.3 สิ่งที่ควรมีในรายงานที่ออกโดยระบบ MRS มีอะไรบ้าง ?
ตอบ 1.
ตรงประเด็น (Relevance)
2. ความถูกต้อง (Accuracy)
3. ถูกเวลา (Timelinrss)
4.สามารถพิสูจน์ได้
(Verifiability)
2.4 คุณสมบัติที่ดีของระบบ MRS มีอะไรบ้าง ? จงอธิบายอย่างละเอียด
ตอบ 1. สามารถที่จะสนับสนุนการตัดสินใจทั้งที่เป็นแบบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้างอย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากปัญหาของผู้บริหารจะมีความหมายหลากหลายและไม่มีรูปแบบที่แน่นอน ตลอดจนอาจขาดโครงสร้างที่ชัดเจน จึงต้องการสารสนเทศเฉพาะสำหรับแต่ละงาน ดังนั้น MRS จึงต้องมีความยืดหยุ่นในการจัดการสารสนเทศให้เหมาะสมกับความต้องการของงานและผู้ใช้
2. ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กำหนด และนำเสนอให้ผู้จัดการหรือผู้ใช้เพื่อทำการตรวจสอบ แก้ไข และเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง
3. ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือถูกกำหนดไว้ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถนำไปใช้งานตามความต้องการ ตลอดจนมีความคงที่ในการจัดเก็บและใช้งาน
4. สารสนเทศที่บรรจุอยู่ในรายงานหรือเอกสาร มักจะเป็นสารสนเทศที่เกิดขึ้นในอดีตมากกว่าที่จะสัมพันธ์กับอนาคต โดย MRS จะรวบรวมและประมวลผลข้อมูลที่เกิดขึ้น และเสนอต่อผู้จัดการเพื่อทำการศึกษา วิเคราะห์ และตัดสินใจ
5. บ่อยครั้งที่รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปของกระดาษ ซึ่งจะสรุปข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรู้ โดยเฉพาะผู้จัดการที่ยังไม่มีความคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงาน เช่น ระบบสำนักงานที่ไม่ใช่กระดาษ (Paperless
Office) เป็นต้น นอกจากนี้ MRS ยังต้องจัดทำรายงานเพื่อใช้อ้างอิงประกอบการบริหารงานในอนาคต
3. จงอธิบายความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS)
ตอบ DSS เป็นซอฟแวร์ที่ช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการ
การรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล และการสร้างตัวแบบที่ซับซ้อน
ภายใต้ซอฟต์แวร์เดียวกัน นอกจากนั้น DSSยังเป็นการประสานการทำงานระหว่างบุคลากรกับเทคโนโลยีทางด้านซอฟต์แวร์
โดยเป็นการกระทำโต้ตอบกัน เพื่อแก้ปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง
และอยู่ภายใต้การควบคุมของผู้ใช้ตั้งแต่เริ่มต้นถึงสิ้นสุดขั้นตอนหรืออาจกล่าวได้ว่า DSS เป็นระบบที่โต้ตอบกันโดยใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อหาคำตอบที่ง่าย สะดวก
รวดเร็วจากปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างที่แน่นอน ดังนั้นระบบการสนับสนุนการตัดสินใจ
จึงประกอบด้วยชุดเครื่องมือ ข้อมูล ตัวแบบ (Model) และทรัพยากรอื่นๆ ที่ผู้ใช้หรือนักวิเคราะห์นำมาใช้ในการประเมินผลและแก้ไขปัญหา
ดังนั้นหลักการของDSS จึงเป็นการให้เครื่องมือที่จำเป็นแก่ผู้บริหาร
ในการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีรูปแบบที่ซับซ้อน แต่มีวิธีการปฏิบัติที่ยืดหยุ่น DSS จึงถูกออกแบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ไม่เพียงแต่การตอบสนองในเรื่องความต้องการของข้อมูลเท่านั้น
4. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้
4.1 อธิบายความหมายของระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS)
ตอบ ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office
Information System) หรือที่เรียกว่า OIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ โดย OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผลสูงสุด หรือสามารถกล่าวได้อีกนัยหนึ่งคือ ระบบสารสนเทศสำนักงานมีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสาร
ระหว่างพนักงานภายในองค์การเดียวกันแบะระหว่างองค์การ รวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ
4.2 อธิบายหน้าที่ของระบบจัดการเอกสารในระบบสารสนเทศสำนักงาน
พร้อมยกตัวอย่าง
ตอบ ระบบการจัดเอกสาร(Document Management
System) ถูกพัฒนาขึ้นให้มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย
และเก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ ภายในองค์กร
โดยระบบจัดเอกสารจะประกอบด้วยเครื่องมือสำคัญต่อไปนี้
- การประมวลคำ (Word Processing)
- การผลิตเอกสารหลายชุด (Repropaphics)
- การออกแบบเอกสาร (Desktop Publishing)
- การประมวลรูปภาพ (Image Processing)
- การเก็บรักษา (Archival Storage)
4.3 อธิบายหน้าที่ของระบบควบคุมข่าวสารในระบบสารสนเทศสำนักงาน
พร้อมยกตัวอย่าง
ตอบ ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร (Message-Handling System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น
เพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารในสำนักงาน โดยการจัดการข้อมูลให้เป็นระบบ
ซึ่งประกอบด้วยรูปแบบในการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญต่อไปนี้
- โทรสาร (Facsimile)
- ไปรษณีย์เล็กทรอนิกส์ (Electronics Mail)
- ไปรษณีย์เสียง (Voice Mail)
4.4 อธิบายหน้าที่ของระบบการประชุมทางไกลในระบบสารสนเทศสำนักงาน
พร้อมยกตัวอย่าง
ตอบ ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing) เป็นระบบเชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คนซึ่งอยู่กันคนละที่
ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปอยู่ในสถานที่เดียวกัน ระบบประชุมทางไกลแบ่งออกเป็น 5 ประเภท ดังนี้
- การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง (Video
Teleconferencing)
- การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง ( Audio Teleconferencing)
- การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์ ( Computer Conferencing)
- โทรทัศน์ภายใน (
In-House Television)
- การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล (Teleconferencing)
4.5 อธิบายหน้าที่ของระบบสนับสนุนการทำงานสำนักงานในระบบสารสนเทศสำนักงาน
พร้อมยกตัวอย่าง
ตอบ ระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน (Office
Support System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น
เพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้
เกิดประโยชน์ในการทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่ ซึ่งจะประหยัดค่าใช้จ่ายในการลงทุน
และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นระบบดัง
ต่อไปนี้
- ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม ( Group Ware)
- ระบบจัดระเบียบงาน (Desktop Organizers)
- คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ ( Computer Aided Design : CAD)
- การนำเสนอประกอบภาพ (Presentation Graphics)
- กระดานข่าวสารในสำนักงาน (In-House Electronic Bulletin
Board)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น